Geplaatst op
De telefoon is vaak het eerste contactmoment tussen jouw bedrijf en een klant. Of het nu gaat om een vraag, een bestelling of een klacht: de manier waarop je de telefoon beantwoordt, bepaalt de eerste indruk. Toch is het in de praktijk lastig om altijd bereikbaar te zijn. Zeker bij kleinere bedrijven of zelfstandigen is het niet haalbaar om continu de telefoon op te nemen zonder dat het ten koste gaat van ander werk.
Wat betekent uitbesteden van telefoondiensten?
Het uitbesteden van je telefoondienst houdt in dat je een externe partij inschakelt om namens jouw bedrijf de inkomende telefoontjes aan te nemen. Dit gebeurt meestal via een professionele antwoordservice. De medewerker die de telefoon opneemt, is getraind, werkt volgens jouw instructies en kan direct afspraken inplannen, berichten noteren of doorschakelen als dat nodig is.
De voordelen op een rij
Eén van de grootste voordelen is continuïteit. Jij hoeft je geen zorgen meer te maken over gemiste oproepen, ook niet tijdens drukke periodes, vakanties of vergaderingen. Klanten krijgen altijd iemand aan de lijn die vriendelijk en professioneel reageert. Dat zorgt voor vertrouwen en klanttevredenheid.
Daarnaast kun jij je volledig richten op je kerntaken. Geen onderbrekingen meer tijdens concentratie-intensief werk. Dat verhoogt de productiviteit en vermindert stress. Bovendien werkt een antwoordservice vaak met flexibele abonnementen. Dat maakt het ook financieel aantrekkelijk voor kleinere ondernemers of organisaties met onregelmatige drukte.
Een bijkomend voordeel is dat je professioneler overkomt. Veel antwoordservices kunnen zich aanpassen aan jouw stijl en manier van werken. Voor de beller is het verschil vaak niet merkbaar. Jij bepaalt wat er gezegd wordt, hoe er wordt doorgeschakeld en welke informatie je wanneer ontvangt.
Wanneer is uitbesteden een goed idee?
Uitbesteden is vooral interessant voor bedrijven die regelmatig telefoontjes missen, bijvoorbeeld omdat ze vaak onderweg zijn, afspraken hebben of in een winkel staan. Ook voor organisaties die willen groeien en hun klanttevredenheid willen verbeteren, is het een slimme stap.
Zelfs als je al een receptionist(e) hebt, kan een externe telefoondienst helpen tijdens piekmomenten of bij afwezigheid. Op die manier voorkom je dat klanten te lang moeten wachten of helemaal niemand te spreken krijgen.
Geen standaardoplossing
Er is niet één vorm van telefonische ondersteuning die voor iedereen werkt. Sommige ondernemers kiezen voor volledige uitbesteding, anderen alleen buiten kantoortijd of tijdens vakantieperiodes. Het is dus belangrijk om goed na te denken over je behoeften en verwachtingen. De meeste aanbieders van antwoordservices bieden vrijblijvend advies en kunnen snel een oplossing op maat voorstellen. Je telefoondienst uitbesteden is een slim plan. Neem contact op met antwoordservice.nl.